Nieuwe ledenadministratie Algemene Nederlandse Sjoelbond en doorgeven mutaties seizoen 2025/2026

Zoals eerder gecommuniceerd, werken we aan een nieuwe ledenadministratie voor de Algemene Nederlandse Sjoelbond (ANS). Bij deze laten we jullie weten dat deze op korte termijn in gebruik wordt genomen. In dit bericht leggen we uit hoe we verder gaan.

Een nieuwe ledenadministratie
De nieuwe ledenadministratie van de ANS is ontwikkeld door AllUnited en wordt ondersteund door NederlandSport. NederlandSport is onderdeel van NOC*NSF, waarbij de ANS is aangesloten.

Het systeem dat we gaan gebruiken, wordt door veel sportbonden toegepast en is aangepast aan de behoeften en structuur van de ANS.

Om toegang te krijgen tot de ledenadministratie ontvang je binnenkort een e-mail met een brief waarin staat uitgelegd hoe je kunt inloggen. Op een later moment wordt het systeem ook toegankelijk via de website van de ANS.

Waarom een nieuwe ledenadministratie?
De huidige ledenadministratie functioneert nog wel, maar voldoet niet meer aan de huidige eisen. Bovendien wordt deze niet langer ondersteund, waardoor vervanging noodzakelijk is.

Daarnaast was het doorgeven van mutaties tot nu toe een tijdrovende klus, zowel voor verenigingen als voor de ledenadministratie van de ANS. Met het nieuwe systeem wordt een mutatie nog maar één keer doorgegeven door de vereniging en vervolgens automatisch verwerkt in onze administratie.

Ook kunnen verenigingen voortaan zelf hun ledenlijst downloaden. Dit vermindert het aantal administratieve handelingen en maakt het proces eenvoudiger en eenduidiger.

We realiseren ons dat de nieuwe werkwijze even wennen zal zijn, maar we vertrouwen erop dat deze snel wordt omarmd.

Controle van de basisgegevens
De ANS gebruikte tot nu toe een eigen database. Bij de migratie naar het nieuwe systeem hebben we gemerkt dat we niet alle gegevens compleet hebben. Voor alle verenigingen hebben we een voorzitter, penningmeester en secretaris gekoppeld. Dit kan één en dezelfde persoon zijn, omdat wij geen inzicht hebben in de exacte functies binnen jullie vereniging.

We vragen jullie om de bestuursfuncties in het systeem juist te zetten, zodat bestuursleden de correcte rechten hebben binnen de ledenmodule. Bestuursleden hebben namelijk uitgebreidere rechten en kunnen mutaties aan de ANS doorgeven.

Updaten ledengegevens voor het nieuwe seizoen
Zoals ieder seizoen vragen we jullie de ledenlijst te controleren en eventuele wijzigingen door te geven. Deze mutaties kunnen nu rechtstreeks in het systeem worden verwerkt.

Let daarbij goed op welke spelers als wedstrijdspeler moeten worden aangemerkt en welke niet. De deadline voor het doorgeven van nieuwe mutaties voor het seizoen 2025/2026 is 30 september 2025.

Ondersteuning vanuit NederlandSport
Een nieuw systeem roept vaak vragen op. Misschien lukt het niet meteen of loop je ergens vast. Voor ondersteuning hebben we externe hulp van Tamira van Heerwaarden van NederlandSport. Zij ondersteunt ook andere sportbonden en zal dat nu ook voor de ANS doen.

Heb je vragen, stel ze gerust. Tamira kan je in de meeste gevallen verder helpen.

Nieuw e-mailadres voor ledenadministratie
Met de introductie van het nieuwe systeem hanteren we ook een nieuw e-mailadres voor alle ledenadministratie-gerelateerde zaken: leden@sjoelsport.nl

Gebruik het reguliere adres bondsbureau@sjoelsport.nl niet meer voor ledenvragen. Vragen die daar toch binnenkomen, zullen worden doorgestuurd naar de ledenadministratie.

Vragen?
Voor alle vragen over de ledenadministratie kun je mailen naar leden@sjoelsport.nl. Voor overige vragen die geen relatie hebben met de ledenadministratie, kun je terecht bij bondsbureau@sjoelsport.nl.

We hopen jullie hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Namens het bondsbestuur,
Dennis Eijke
Voorzitter